Informativa sulla protezione dei dati Tellco pk

1. Oggetto

Attribuiamo grande importanza alla protezione della vostra sfera privata. Nella presente Informativa sulla protezione dei dati, noi, la fondazione Tellco pk e la fondazione Tellco pkFLEX, con sede in Bahnhofstrasse 4, 6430 Svitto, vi informiamo su come raccogliamo e trattiamo i dati personali. Oltre al trattamento in conformità alla presente Informativa sulla protezione dei dati, ulteriori trattamenti specifici dei dati personali rilevanti ai fini della protezione dei dati possono avvenire in virtù di contratti di affiliazione, accordi per la prestazione di servizi, condizioni di utilizzo per servizi digitali, condizioni di partecipazione e altri documenti pertinenti.

Per dati personali si intendono tutte le informazioni che si riferiscono a una persona fisica determinata o determinabile. Sono considerati dati personali che richiedono una protezione particolare (i) dati relativi a opinioni o attività religiose, ideologiche, politiche o sindacali, (ii) dati relativi alla salute, alla sfera intima o all’appartenenza a una razza o etnia, (iii) dati genetici, (iv) dati biometrici che identificano in modo univoco una persona fisica, (v) dati relativi a procedimenti o sanzioni amministrative e penali, e (vi) dati su misure di assistenza sociale.

Nel settore della previdenza obbligatoria, la nostra attività è disciplinata dalla legislazione in materia di previdenza professionale, in particolare dalla legge federale sulla previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (LPP) e dalla legge federale sul libero passaggio nella previdenza professionale (LFLP). Come organo federale, trattiamo i vostri dati personali in tale settore nell’ambito dei nostri poteri di trattamento (in part. art. 85a ss. LPP). Nell’ambito della previdenza sovraobbligatoria, il trattamento dei dati da parte nostra non è soggetto primariamente alle disposizioni in materia di protezione dei dati della LPP bensì a quelle della legge sulla protezione dei dati (LPD).

2. Consulente esterno per la protezione dei dati

Abbiamo nominato Loyens & Loeff Schweiz Sàrl come consulente esterno per la protezione dei dati. Per le richieste in relazione al trattamento dei vostri dati o all’esercizio del vostro diritto d’accesso, vi invitiamo a contattare il consulente per la protezione dei dati al seguente indirizzo:

Loyens & Loeff Schweiz Sàrl, all’att. di Robin Moser, Alfred-Escher-Strasse 50, 8002 Zurigo

3.  Destinatari

La presente Informativa sulla protezione dei dati è rivolta, in particolare, alle seguenti categorie di persone, nella misura in cui trattiamo i dati personali di tali persone:

• assicurati nella previdenza professionale obbligatoria, sovraobbligatoria e volontaria;
• datori di lavoro precedenti, attuali e futuri ovvero i relativi referenti; familiari del datore di lavoro e suoi impiegati;
• familiari degli assicurati (ad es. attuali ed ex coniugi, partner, genitori e figli) e altre persone beneficiarie;
• mandatari (ad es. rappresentante legale);
• richiedenti, persone civilmente responsabili e altre persone coinvolte;
• membri dei nostri organi;
• referenti di assicuratori sociali e privati, altri istituti di previdenza e istituti di libero passaggio, fornitori, partner e fornitori di servizi nonché di autorità e uffici;
• locatarie e locatori e referenti di imprese in caso di locazione di immobili residenziali e commerciali;
• persone che si avvalgono di altri nostri servizi;
• visitatrici e visitatori del nostro sito web;
• visitatrici e visitatori dei nostri locali;
• persone che ci scrivono o ci contattano in altro modo.

4. Raccolta

Innanzitutto, otteniamo i dati personali da voi, ad es. se ci trasmettete dati o comunicate con noi, nonché dai datori di lavoro affiliati. Ciò può avvenire tramite un portale per gli assicurati o altri canali.

Per quanto consentito, attingiamo determinati dati anche da fonti pubblicamente accessibili (ad es. registro delle esecuzioni, registro fondiario, registro di commercio, stampa, Internet) o li riceviamo dai nostri partner e fornitori di servizi, da affiliate, autorità, medici, cliniche, istituti assicurativi e altri terzi.

Oltre ai vostri dati che ci fornite direttamente, le categorie di dati personali che vi riguardano e che riceviamo da terzi consistono, in particolare, in informazioni da parte del vostro precedente istituto di previdenza, di registri pubblici, informazioni che riceviamo in relazione a procedimenti amministrativi e giudiziari, informazioni in relazione alle vostre funzioni e attività professionali, informazioni che vi riguardano tratte dalla corrispondenza e da colloqui con terzi, informazioni sulla solvibilità (nella misura in cui effettuiamo operazioni commerciali personalmente con voi), informazioni che vi riguardano che ci vengono fornite da persone a voi vicine (famiglia, consulenti, rappresentanti legali, medici, ecc.) affinché sia possibile per noi concludere o eseguire contratti con voi o con il vostro coinvolgimento (ad es. predisposizione dell’esame dello stato di salute, il vostro indirizzo per recapiti, procure, informazioni ai fini del rispetto di prescrizioni legali, informazioni da parte di banche, assicurazioni, nostri partner di distribuzione e di altro tipo per la fruizione o l’erogazione di prestazioni da parte vostra) e informazioni dai media e da Internet sulla vostra persona (per quanto opportuno nel caso specifico, ad es. nell’ambito di una candidatura, rassegna stampa, marketing/vendita, ecc.).

5. Finalità del trattamento

Trattiamo i vostri dati personali primariamente in relazione all’offerta, alla conclusione e all’esecuzione di contratti di affiliazione con i datori di lavoro e l’amministrazione delle soluzioni LPP corrispondenti per i relativi collaboratori. In ciò rientrano, in particolare, l’ammissione di persone assicurate, l’amministrazione commerciale e attuariale, la verifica e la gestione di casi di previdenza nonché il Case Management.

Inoltre possiamo trattare dati personali per le seguenti finalità: per la nostra gestione del rischio e conformità ai requisiti legali, per la revisione e l’adempimento di compiti attuariali, per la rendicontazione interna, ai fini dello svolgimento di procedure legali, nell’ambito di una gestione aziendale oculata, per la prevenzione di abusi assicurativi, ai fini della ricerca di mercato, per migliorare i nostri prodotti e servizi, per scopi di sicurezza e per il controllo degli accessi. Trattiamo i dati anche per finalità di marketing, per contattare i datori di lavoro o i relativi referenti e inviarvi informazioni, anche personalizzate, su prodotti e servizi offerti da noi o da terzi, oltre che per la gestione dei rapporti. Realizziamo iniziative di marketing rivolte alle persone assicurate nell’ambito della previdenza obbligatoria esclusivamente previa acquisizione di un consenso separato.

Se utilizza il servizio di chat (chatbot) offerto sul nostro sito web, utilizziamo a tal fine un cookie tecnicamente necessario. Questo servizio di chat utilizza un cookie per interagire con lei e mantenere la cronologia della chat. Il nostro fornitore di servizi monitora questa chat per garantire la qualità e la registra. In tale contesto vengono trattati in particolare i contenuti da lei inseriti nella chat nonché i dati tecnici di utilizzo (ad es. ora e durata della comunicazione). Il nostro fornitore di servizi agisce in qualità di responsabile del trattamento ed è contrattualmente obbligato a trattare i dati esclusivamente secondo le nostre istruzioni e nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati.

Possiamo trattare i vostri dati anche per scopi amministrativi e nell’ambito dei nostri processi interni. Tra tali finalità si annoverano, ad es., finalità di formazione e perfezionamento, finalità amministrative (come l’amministrazione di dati principali, la contabilità e l’archiviazione dei dati o l’amministrazione di immobili e la verifica, l’amministrazione e i costanti miglioramenti dell’infrastruttura IT), la tutela dei nostri diritti (ad es. per affermare diritti in sede giudiziaria, in via pre- o stragiudiziale e dinanzi alle autorità presenti sul territorio nazionale e all’estero o per difenderci da rivendicazioni, ad esempio tramite assicurazione delle prove, mediante accertamenti legali e per mezzo della partecipazione a procedimenti giudiziari o amministrativi) e la valutazione e il miglioramento dei processi interni. Nell’ambito dello sviluppo aziendale, possiamo anche vendere attività, parti aziendali o imprese ad altri o acquistarle da essi o concludere partenariati, ciò che può comportare parimenti la condivisione e il trattamento dei dati (anche da parte vostra, ad es. in qualità di clienti o incaricati).

Nella misura in cui chiediamo il vostro consenso per determinati trattamenti, vi informiamo separatamente in merito alle finalità corrispondenti del trattamento. Potete revocare i consensi in qualsiasi momento a mezzo comunicazione scritta indirizzata a noi con efficacia per il futuro. Qualora dovessimo ricevere la revoca del vostro consenso, non tratteremo più i vostri dati per le finalità corrispondenti, fatto salvo il caso in cui un’altra base giuridica, in part. l’art. 85a ss. LPP consenta l’ulteriore trattamento. La revoca del vostro consenso non pregiudica la legittimità del trattamento avvenuto fino alla revoca.

6. Profilazioni e decisioni automatizzate

In linea di massima, non effettuiamo né profilazioni né utilizziamo metodi per il processo decisionale completamente automatizzato. Qualora dovessimo impiegare tali procedure in singoli casi, vi informeremo separatamente al riguardo, se ciò è prescritto dalla legge.

7. Coinvolgimento di terzi

All’attuazione della previdenza professionale partecipano non solo gli istituti di previdenza, bensì altri uffici, fornitori di servizi, datori di lavoro, istituti di libero passaggio, altri assicuratori, fornitori di prestazioni mediche ecc. I vostri dati non vengono pertanto trattati solo da noi, bensì possiamo, se necessario, comunicarli anche a terzi.

Ai fini del trattamento dei dati personali, possiamo coinvolgere, in particolare, i seguenti terzi: una direzione aziendale esterna, un’amministrazione esterna, esperti per la previdenza professionale, consulenti patrimoniali e controlli degli investimenti esterni, fornitori di servizi esterni per marketing e distribuzione, per il triage dei casi e il coordinamento delle misure nell’ambito della reintegrazione di casi di danno durevole, partner esterni per il Case Management, consulenti esterni, aziende IT e di logistica, fornitori di servizi pubblicitari, istituti finanziari, assicurazioni, riassicurazioni e agenzie di informazione sul credito. Tali fornitori possono a loro volta ricorrere ad altri fornitori di servizi.

8. Comunicazione all’estero

I destinatari dei dati, ad esempio nel contesto di un caso previdenziale di una persona assicurata presso di noi, si trovano prevalentemente in Svizzera, ma anche in altri Stati. Ci avvaliamo, ad esempio, dei consueti fornitori di servizi IT con sede all’estero, il che significa che i vostri dati possono essere trattati anche al di fuori dell’UE o dello Spazio economico europeo, potenzialmente in tutto il mondo. Tuttavia, non tutti questi Stati garantiscono un livello di protezione dei dati adeguato.

Nella misura in cui trasmettiamo dati personali in uno Stato che non offre un adeguato livello di sicurezza dei dati, adottiamo misure adeguate per garantire la sicurezza dei vostri dati personali. Un mezzo per la garanzia di un livello di sicurezza dei dati adeguato è, ad es., la conclusione di contratti per la trasmissione dei dati con i destinatari dei vostri dati personali in Stati terzi, che garantiscono la protezione dei dati necessaria. Tra le misure adottate vi è l’adozione di contratti che sono stati approvati, emessi o riconosciuti dalla Commissione europea e/o dall’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza, come le cosiddette clausole contrattuali standard (consultabili qui). Vi preghiamo di notare che tali misure contrattuali compensano solo parzialmente una protezione legale più debole o mancante e non possono escludere completamente tutti i rischi (ad es. l’accesso ai dati da parte delle autorità statali all’estero). In casi eccezionali, una trasmissione di dati in Paesi senza una protezione adeguata può essere consentita anche in altri casi: ad es. sulla base di un consenso, in relazione a un procedimento giudiziario all’estero, nei casi di interessi pubblici preponderanti o ai fini dell’esecuzione di un contratto.

9. Sicurezza dei dati

Garantiamo una sicurezza dei dati adeguata tramite idonee misure tecniche e organizzative.

10. Durata della conservazione

Trattiamo e memorizziamo i vostri dati personali finché è necessario per la rispettiva finalità del trattamento.

11. Diritti delle persone interessate

Avete il diritto di (i) esigere informazioni in merito ai vostri dati personali memorizzati presso di noi, (ii) richiedere la rettifica di dati personali inesatti o incompleti, (iii) esigere la cancellazione o l’anonimizzazione dei vostri dati personali, se essi non sono (più) necessari per l’attuazione della previdenza professionale o la locazione di immobili residenziali e commerciali, (iv) esigere la limitazione del trattamento dei vostri dati personali, nella misura in cui il trattamento non sia (più) necessario per l’attuazione della previdenza professionale, (v) ricevere determinati dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e (vi) revocare un consenso con effetto per il futuro, nella misura in cui un trattamento sia basato su tale consenso.

Vi preghiamo di notare che tali diritti possono essere limitati o esclusi nel caso singolo, ad es. se sussistono dubbi circa l’identità o se ciò è necessario per la protezione di altre persone, per la salvaguardia di interessi degni di protezione o ai fini del rispetto di obblighi legali.

12. Modifiche

La presente Informativa sulla protezione dei dati non rappresenta un obbligo contrattuale nei vostri confronti. Ci riserviamo il diritto di adeguare in qualsiasi momento la presente Informativa sulla protezione dei dati. La versione aggiornata corrisponde alla versione di volta in volta pubblicata sul nostro sito web.

Versione 2.0 del 10 febbraio 2025