Déclaration de protection des données Tellco pk

1. Objet

Nous attachons une grande importance à la protection de votre vie privée. Dans la présente déclaration de protection des données, la fondation Tellco pk et la fondation Tellco pkFLEX, toutes deux sises Bahnhofstrasse 4, 6430 Schwyz, vous informent de la manière dont nous collectons et traitons les données personnelles. En plus du traitement selon la présente déclaration, d’autres traitements spécifiques des données personnelles concernés par la protection des données peuvent être effectués sur la base de contrats d’affiliation, de contrats de prestations de services, de conditions d’utilisation de services numériques, de conditions de participation et de documents similaires.

Les données personnelles sont toutes les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable. Sont considérées comme données personnelles sensibles (i) les données relatives aux opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, (ii) les données relatives à la santé, à la sphère intime ou à l’appartenance à une race ou ethnie, (iii) les données génétiques, (iv) les données biométriques identifiant de manière unique une personne physique, (v) les données relatives aux poursuites ou sanctions administratives et pénales, et (vi) les données relatives aux mesures d’aide sociale.

Dans le domaine de la prévoyance obligatoire, notre activité est régie par la législation sur la prévoyance professionnelle, notamment la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP) et la loi fédérale sur le libre passage dans la prévoyance professionnelle (LFLP) ainsi que les ordonnances y afférentes. En tant qu’organe fédéral, nous traitons vos données personnelles à ce sujet dans le cadre de nos compétences légales en matière de traitement (notamment art. 85a et suivants LPP). Dans le domaine de la prévoyance surobligatoire, notre traitement de données n’est pas soumis en premier lieu aux dispositions de protection des données de la LPP, mais à celles de la loi sur la protection des données (LPD).

2. Conseiller externe en matière de protection des données

Nous avons nommé la société Loyens & Loeff Schweiz GmbH conseiller externe en matière de protection des données. Pour toute demande relative au traitement de vos données ou à l’exercice de votre droit d’accès, veuillez contacter le conseiller en matière de protection des données à l’adresse suivante:

Loyens & Loeff Schweiz GmbH, à l’attention de Robin Moser, Alfred-Escher-Strasse 50, 8002 Zurich

3. Destinataires

La présente déclaration de protection des données s’adresse notamment aux catégories de personnes suivantes, dans la mesure où nous traitons les données personnelles de ces personnes:

• Assurés dans le cadre de la prévoyance professionnelle obligatoire, surobligatoire et facultative;
• Employeurs passés, actuels et futurs ou leurs personnes de contact; membres de la famille de l’employeur et ses employés;
• Proches des assurés (p. ex., conjoints actuels et anciens, partenaires, parents et enfants) et autres personnes bénéficiaires;
• Mandataires (p. ex., représentants légaux);
• Ayants droit, personnes responsables et autres personnes impliquées;
• Membres de nos organes;
• Personnes de contact d’assureurs sociaux et privés, d’autres institutions de prévoyance et de libre passage, de fournisseurs, de partenaires et de prestataires de services ainsi que d’autorités et d’offices;
• Locataires et personnes de contact d’entreprises lors de la location d’immeubles d’habitation et commerciaux;
• Personnes qui font appel à d’autres services de notre part;
• Personnes qui visitent nos sites Internet;
• Personnes qui visitent nos locaux;
• Personnes qui nous écrivent ou nous contactent d’une autre manière.

4. Collecte de données

Nous obtenons les données personnelles en premier lieu auprès de vous, par exemple lorsque vous nous transmettez des données ou communiquez avec nous, ainsi qu’auprès des employeurs affiliés. Cela peut se faire via un portail d’assurés ou d’autres canaux.

Si cela est autorisé, nous prélevons également certaines données de sources accessibles au public (p. ex., registre des poursuites, registre foncier, registre du commerce, presse, Internet) ou les obtenons de nos partenaires et prestataires de services, affiliations, autorités, médecins, cliniques, compagnies d’assurance et autres tiers.

En plus des données que vous nous fournissez directement, les catégories de données personnelles que nous recevons de tiers à votre sujet sont notamment les données provenant de votre ancienne institution de prévoyance, de registres publics, les données que nous recevons dans le cadre de procédures administratives et judiciaires, les données en rapport avec vos fonctions et activités professionnelles, les données vous concernant issues de la correspondance et d’entretiens avec des tiers, les informations sur votre solvabilité (si nous faisons affaire personnellement avec vous), les données vous concernant fournies par des personnes de votre entourage (famille, conseillers, représentants juridiques, médecins, etc. ) afin que nous puissions conclure ou exécuter des contrats avec vous ou en faisant appel à vous (p. ex., réalisation d’un examen de santé, votre adresse pour les notifications, les procurations, les indications relatives au respect des prescriptions légales, les indications fournies par les banques, les assurances, les partenaires de distribution et autres partenaires contractuels de notre société pour l’utilisation ou la fourniture de prestations par vos soins) et les indications sur votre personne provenant des médias et d’Internet (si elles sont communiquées dans le cas concret, p. ex. dans le cadre d’une candidature, d’une revue de presse, du marketing/de la vente, etc.).

5. Objectifs du traitement

Nous traitons vos données personnelles en premier lieu dans le cadre de l’établissement d’offres, de la conclusion et de l’exécution de contrats d’affiliation avec des employeurs et de la gestion des solutions LPP correspondantes pour les membres de leur personnel. Cela comprend notamment l’admission des personnes assurées, la gestion commerciale et actuarielle, l’examen et le traitement des cas de prévoyance ainsi que le Case Management.

De plus, nous pouvons traiter des données personnelles aux fins suivantes: pour notre gestion des risques et le respect des exigences légales, pour la révision et l’exercice de tâches actuarielles, pour les rapports internes, pour l’exécution de procédures légales, dans le cadre d’une gestion d’entreprise prudente, pour la prévention de la fraude à l’assurance, pour les études de marché afin d’améliorer nos produits et services, à des fins de sécurité et pour le contrôle d’accès. Nous traitons également des données à des fins de marketing afin de contacter les employeurs ou leurs interlocuteurs et de vous transmettre des informations, y compris personnalisées, sur nos produits et services et ceux de tiers, ainsi que pour le suivi des relations. Dans le domaine de la prévoyance obligatoire, nous ne menons des activités de marketing à l’égard des personnes assurées qu’avec leur consentement séparé.

Si vous utilisez le service de chat (chatbot) proposé sur notre site web, nous utilisons à cet effet un cookie techniquement nécessaire. Ce service de chat utilise un cookie pour interagir avec vous et conserver l’historique de votre conversation. Notre prestataire de services surveille ce chat à des fins d’assurance qualité et l’enregistre. À cet égard, les contenus que vous saisissez dans le chat ainsi que les données techniques d’utilisation (p. ex. l’heure et la durée de la communication) sont notamment traités. Notre prestataire de services agit en tant que sous-traitant et est contractuellement tenu de traiter les données uniquement selon nos instructions et dans le cadre des dispositions applicables en matière de protection des données.

Nous pouvons aussi traiter vos données dans le cadre de notre gestion et de nos procédures internes. Ces finalités comprennent par exemple des objectifs de formation et d’éducation, des fins administratives (telles que la gestion des données de base, la comptabilité et l’archivage des données ou la gestion des biens immobiliers et le contrôle, la gestion et l’amélioration continue de l’infrastructure informatique), la protection de nos droits (p. ex. pour faire valoir des droits en justice, suivant une procédure préjudiciaire ou extrajudiciaire, et devant des autorités en Suisse et à l’étranger ou pour nous défendre contre des prétentions, p. ex. par la conservation de preuves, par des clarifications juridiques et par la participation à des procédures judiciaires ou administratives) et l’évaluation et l’amélioration des processus internes. Dans le cadre du développement de l’entreprise, nous pouvons également vendre des activités, des parts d’activités ou des entreprises à d’autres parties, les acquérir auprès de ces parties ou conclure des partenariats, ce qui peut également entraîner l’échange et le traitement de données (y compris les vôtres, par exemple en tant que client ou mandataire).

Si nous sommes amenés à vous demander votre consentement pour certains traitements, nous vous informerons séparément de leurs finalités correspondantes. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment en nous envoyant une notification écrite avec effet pour l’avenir. Si nous recevons la révocation de votre consentement, nous cesserons de traiter vos données aux fins correspondantes, à moins qu’une autre base juridique, en particulier l’art. 85a et suivants de la LPP, ne permette la poursuite du traitement. La révocation de votre consentement n’affecte pas la légalité du traitement effectué jusqu’à la révocation.

6. Profilage et décisions automatisées

En principe, nous n’effectuons pas de profilage et n’utilisons pas de méthodes de prise de décision entièrement automatisées. Si nous devions utiliser de telles méthodes dans des cas particuliers, nous vous en informerions séparément, dans la mesure où la loi l’exige.

7. Implication de tiers

Les institutions de prévoyance ne sont pas les seules à participer à la mise en place de la prévoyance professionnelle. D’autres organismes, prestataires de services, employeurs, institutions de libre passage, assureurs, fournisseurs de prestations médicales, etc. sont impliqués. Vos données ne sont donc pas seulement traitées par nos soins mais peuvent être, si besoin est, communiquées à des tiers.

Pour le traitement des données personnelles, nous pouvons notamment faire appel aux tiers suivants: une direction externe, une administration externe, des experts en prévoyance professionnelle, des contrôles de placement et des gestionnaires de fortune externes, des prestataires de services externes pour marketing et distribution, pour le triage des cas et la coordination des mesures dans le domaine de la réintégration des cas de sinistres de longue durée, des partenaires externes pour le Case Management, des conseillers externes, des entreprises informatiques et logistiques, des prestataires de services publicitaires, des établissements financiers, des assurances, des réassurances et des sociétés de renseignements économiques. De leur côté, ces prestataires de services peuvent faire appel à d’autres prestataires.

8. Communication à l’étranger

Les destinataires de données, par exemple dans le cadre d’un cas de prévoyance d’une personne assurée chez nous, se trouvent principalement, mais pas seulement, en Suisse. Par exemple, nous faisons également appel à des prestataires de services informatiques courants basés à l’étranger. Vos données peuvent donc également être traitées en dehors de l’UE ou de l’Espace économique européen, potentiellement à l’échelle mondiale. Tous ces Etats ne présentent pas un niveau adéquat de protection des données.

Si, dans un cas particulier, nous transférons des données personnelles dans un Etat ne disposant pas d’un niveau adéquat de protection des données, nous assurerons la protection de vos données personnelles de manière appropriée. Un moyen de garantir une protection appropriée des données est, par exemple, la conclusion de contrats de transmission avec les destinataires de vos données personnelles dans des pays tiers, qui garantissent la protection requise. Cela comprend les contrats approuvés, délivrés ou reconnus par la Commission européenne et/ou le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, appelés «clauses contractuelles types» (consultables ici). Veuillez noter que de telles dispositions contractuelles compensent en partie une protection légale plus faible ou inexistante, mais ne peuvent exclure complètement les risques (p. ex., d’accès gouvernementaux à l’étranger). Exceptionnellement, un transfert vers des pays ne disposant pas d’une protection adéquate peut être autorisé dans d’autres cas, par exemple sur la base d’un consentement, dans le cadre d’une procédure juridique à l’étranger, dans des cas d’intérêt public prépondérant ou si le transfert est nécessaire à l’exécution d’un contrat.

9. Sécurité des données

Nous garantissons une sécurité des données adaptée au risque via des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

10. Durée de conservation

Nous traitons et conservons vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire aux fins respectives du traitement.

11. Droits des personnes concernées

Vous avez le droit (i) de demander des renseignements sur vos données personnelles enregistrées chez nous, (ii) de faire corriger des données personnelles inexactes ou incomplètes, (iii) de demander l’effacement ou l’anonymisation de vos données personnelles si elles ne sont pas (ou plus) nécessaires à l’exécution de la prévoyance professionnelle ou à la location d’immeubles d’habitation et commerciaux, (iv) de demander le traitement de vos données personnelles dans un format structuré, de demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans la mesure où le traitement n’est pas (ou plus) nécessaire à l’exécution de la prévoyance professionnelle, (v) de recevoir certaines données personnelles dans un format structuré, courant et lisible par machine et (vi) de révoquer un consentement avec effet pour l’avenir, dans la mesure où le traitement repose sur ce consentement.

Veuillez noter que ces droits peuvent être limités ou exclus dans certains cas, par exemple en cas de doute sur l’identité ou si cela est nécessaire pour protéger d’autres personnes, sauvegarder des intérêts légitimes ou respecter des obligations légales.

12. Modifications

La présente déclaration de confidentialité ne constitue pas une obligation contractuelle à votre égard. Nous pouvons l’adapter à tout moment. La version actuelle est celle publiée sur notre site Internet.

Version 2.0 du 10 février 2025